Qualitätssicherungsvereinbarung (QSV) mit Lieferanten

Zwischen

Hofmann GmbH
Haidhof / Gewerbegebiet 1
91322 Gräfenberg
nachfolgend „Hofmann“ genannt und

Lieferant
nachfolgend „Lieferant“ genannt
nachfolgend gemeinsam „Parteien“ genannt.

1. Geltung

Diese Qualitätssicherungsvereinbarung und die „Allgemeinen Einkaufsbedingungen“ von Hofmann sind ein verbindlicher Bestandteil der Lieferverträge.
Der Lieferant ist verpflichtet, die Forderungen aus diesem Dokument an seine Unterlieferanten weiterzureichen und deren Einhaltung zu überwachen.
Die Qualitätssicherungsvereinbarung (“QSV“) soll durch geeignete, technisch anerkannte und wirtschaftlich vertretbare Maßnahmen die Beschaffung und Fertigung von hochwertigen, qualitativ einwandfreien Werkstoffen, Produkten und Dienstleistungen sichern.

 

1.1 Verpflichtung der Lieferanten

Der Lieferant verpflichtet sich zu einer 100%igen Liefererfüllung bezüglich Qualität, Menge und Termin. Er ist für die Qualität der an Hofmann gelieferten Produkte, bezüglich der beauftragten und erbrachten Dienstleistung, verantwortlich. Er verpflichtet sich, die an Hofmann zu liefernden Produkte, und damit verbundenen Dienstleistungen, entsprechend den Anforderungen eines international anerkannten Qualitätsmanagementsystems herzustellen, zu testen und die gemeinsam definierte Zielvereinbarung zu erfüllen. Hofmann fordert von seinen strategischen Lieferanten mindestens ein zertifiziertes QM-System nach DIN EN ISO 9001 bzw. DIN EN 9100 oder DIN EN 9120 bei Lieferanten von Luftfahrtartikeln, zum jeweils gültigen Ausgabestand. Soweit noch keine Systemzertifizierung erfolgt ist, legt der Lieferant einen Plan vor, wann dies erfolgen wird. Hofmann bevorzugt in Zukunft Lieferanten, mit einem allgemein anerkannten und zertifizierten QM-System.

Der Lieferant muss einen angemessenen Nachweis über Qualitäts- und Umweltmanagementsysteme seiner Zulieferanten führen und diese zur Einhaltung der von ihm übernommenen Pflichten verpflichten. Auditierungen von Zulieferanten des Lieferanten und/oder vorliegende Zertifizierungen können nach Prüfung von uns anerkannt werden.

Luftfahrtartikel bzw. Dienstleistungen an solchen Artikeln eines Lieferanten dürfen nur an von Hofmann bzw. von Hofmanns Auftraggebern freigegebene und wenn notwendig nach Luftfahrtstandard (DIN EN 9100 oder DIN EN 9120) zertifizierte Unterlieferanten vergeben werden.

Der Lieferant muss bei der externen Bereitstellung von Prozessen, Produkten und Dienstleistungen, sowie bei der Auswahl und dem Einsatz externer Anbieter die damit verbundenen Risiken bestimmen, überwachen und Maßnahmen zur Reduzierung der Risiken umsetzen.

Der Lieferant verpflichtet seine externen Anbieter, dass diese ebenfalls geeignete Kontrollen bei ihren direkten und nachfolgenden externen Anbietern durchführen, um sicherzustellen, dass die gültigen Anforderungen erfüllt werden.

Der Einsatz gefälschter oder unter Fälschungsverdacht stehender Teile sowie Teile unbekannter Herkunft bzw. Komponenten, die nach Leistungserbringung Bestandteil des Produktes werden, ist nicht gestattet. Zur Sicherstellung dieser Vorgabe führt der Lieferant geeignete Maßnahmen ein.

Der Lieferant muss zur Bewältigung seiner mit Umweltschutzthemen verbundenen Aufgaben ein Umweltmanagementsystem einführen und aufrechterhalten, dass auf der DIN EN ISO 14001 oder einer vergleichbaren Norm basiert. Eine Zertifizierung des Umweltmanagementsystems wird empfohlen. Weiter verpflichtet sich der Lieferant zur Einhaltung der jeweils gültigen gesetzlichen, behördlichen und anderen umwelt- und arbeitsschutzrelevanten Vorschriften.

Eine Zertifizierung des Arbeitsschutzmanagementsystems wird empfohlen.

Zielvereinbarung:

• “Lieferantenbewertung Status A
• Fehleranteil, selbst verursachter Fehler, kleiner 1000 ppm

Die Auftragserfüllung bzw. die hiermit vereinbarten Verpflichtungen sind durch angemessene Notfallpläne unter Abwägung von potentiellen Risiken oder Schwächen sicherzustellen.

 

2. Nachweisführung

Hofmann vertraut darauf, dass der Lieferant die bestehenden Management-Zertifizierungen innerhalb der festgelegten Fristen verlängert und überwacht die Gültigkeit der Zertifikate nicht. Nach Verlängerung seines Zertifikates hat der Lieferant zeitnah und unaufgefordert eine Kopie an Hofmann Einkauf zu senden.

Der Lieferant verpflichtet sich, Veränderungen, wie z.B. den Entzug eines Zertifikates und/oder einer Zulassung oder eine andere Änderung der Zertifizierungsgrundlagen und/oder Zulassungen regelsetzender Stellen sofort schriftlich, spätestens innerhalb von 12 Arbeitstagen bei Hofmann anzuzeigen.

Der Lieferant verpflichtet sich ein durch einen OEM oder durch eine regelsetzende Stelle erteilten Sonderstatus im Sinne der IATF 16949 bzw. VDA oder DIN EN 9100 oder DIN EN ISO 13485 innerhalb von 14 Arbeitstagen Hofmann anzuzeigen. Daraus resultierende Maßnahmen müssen mit Hofmann abgestimmt werden.

 

3. Informationspflicht

Der Lieferant hat in folgenden Änderungsfällen, im Bezug zu einer bereits bemusterten Lieferung, vor der Umsetzung Hofmann zu informieren:

a) Verlagerung des Produktionsstandortes und / oder Untervergaben
b) Prozessänderung (Wesentliche Änderung im Fertigungsprozess wie z.B. das Weglassen oder Hinzufügen von Prozessschritten oder das Ändern der Prozessreihenfolge, Veränderung der Prüfzyklen und Prüfumfänge, bedeutende Veränderungen der Prozessparameter, etc.)
c) Einführung von ungeplanten Nacharbeiten (nicht Bestandteil der ursprünglich geplanten Fertigung)
d) Materialänderung
e) Änderung der Herstellerbezeichnung
f) Wechsel eines Zulieferers bei kundenspezifischen Teilen
g) personelle Änderung in einer Schlüsselposition, soweit diese definiert wurde
h) Änderung der Organisation, Q&U-Organisation und der Gesellschafts-/ Eigentümerstruktur (inkl. Firmensitz)
i) Widerspruch zwischen Lieferplan oder Bestellung und Vorgabedokumenten (z.B. abweichende oder ungültig gewordene Normen)
j) nachträgliche Feststellung von Abweichungen zur Produktspezifikation
k) eingegangene/gesammelte Informationen über nichtkonforme Produkte

Änderungen gemäß a) bis f) sind dem Auftraggeber vor deren Umsetzung schriftlich mitzuteilen. Hofmann behält sich vor einzelne Änderungswünsche abzulehnen, wenn nicht kalkulierbare Risiken zu befürchten sind oder Auflagen zu definieren, um die Konformität mit den Anforderungen sicherzustellen.
Führt der Lieferant die vorstehenden Änderungen ohne Zustimmung von Hofmann durch, ist Hofmann berechtigt, die Lieferbeziehung fristlos zu beenden und bestehende Lieferaufträge fristlos zu kündigen

 

4. Forderung zur Produkthaftung und Produktsicherheit

Die zu erfüllenden Qualitätsmerkmale der Produkte sind in den technischen Unterlagen festgelegt. Sie gelten als verbindlich, auch wenn in Bestellungen und Abschlüssen nicht immer ausschließlich auf sie Bezug genommen wird. Technische Unterlagen in diesem Sinne sind Zeichnungen, Bestellunterlagen, Prüfanweisungen, Normen sowie technische Anlagen zu Übergeordneten-Vereinbarungen oder – bei Entwicklung und Konstruktion des Produktes durch den Lieferanten – entsprechende Unterlagen des Lieferanten, die Hofmann anerkannt hat. Der Lieferant stellt sicher, dass stets nach den gültigen technischen Unterlagen gefertigt und geprüft wird.

Die anerkannten Regeln der Technik bzw. die BVT gelten ebenso als vereinbart, wie die Einhaltung sämtlicher auftragsbezogener bzw. gesetzlicher, behördlicher Vorschriften und Vorgaben regelsetzender Stellen.

Wenn eingesetzte Rohstoffe als bedeutendes operatives Risiko identifiziert wurden (z. B. kritische Einheiten), dann muss ein Prozess zur Validierung der Genauigkeit von Prüfberichten angewendet werden.

Der Lieferant verpflichtet sich, über die verwendeten Werkstoffe Nachweise zu führen und diese für einen Zeitraum von mind. 15 Jahren ab Auslieferung des jeweiligen Liefergegenstandes zu archivieren. Dies schließt die Rückverfolgbarkeit der verwendeten Materialchargen zu den jeweiligen Lieferlosen an den Auftraggeber mit ein.

 

6. Produkt-, Prozess-, Dienstleistungsänderungen

Hält der Lieferant zur Verbesserung oder Vereinfachung seiner Fertigung Änderungen für sinnvoll, so kann er sie über den Hofmann-Einkauf beantragen. Eine Produktänderung (Produktionsverfahren, Rezept, Einsatzstoffe, Material) darf nur nach einer von Hofmann schriftlich freigegebenen Änderung der technischen Unterlagen durchgeführt werden. Änderungen von lieferanteneigenen Konstruktionen / Rezepten, die in unmittelbarer Verbindung mit dem gelieferten Produkt bzw. der damit verbundenen Dienstleistung stehen, bedürfen vor Einführung ebenfalls der schriftlichen Genehmigung durch Hofmann.

 

3. Qualitätsvorausplanung, Prozessplanung und Erstbemusterung

3.1 Qualitätsvorausplanung beim Lieferanten

Die Qualitätsvorausplanung des Lieferanten muss mindestens folgende Punkte beinhalten:

• Technische und kaufmännische Herstellbarkeitsanalyse
• Produkt- bzw. Prozess-FMEA (gemäß Produkt- und/oder Prozessverantwortung)
• Festlegung geeigneter Produkt und Prozessmerkmale, Prüfintervalle, die Anzahl der zu prüfenden Teile und Prozessmerkmale und die Art der Prüfung mit dem Ziel eine wirksame und effiziente Prüfstrategie (Verhinderung der Weitergabe fehlerhafter Teile an den nächsten Arbeitsgang) in der gesamten Prozesskette und damit stabile/robuste Prozesse sicherzustellen. Darunter ist auch die Validierung „spezieller Prozesse“ zu verstehen, anhand der spezifizierten Prozessmerkmale die zu den angestrebten Abnahmekriterien führen.
• Produktionslenkungspläne (PLP)
• Prüfplan, der mindestens Prüfverfahren, Prüfmerkmale, Annahmekriterien, Prüfhäufigkeiten, Mess- / Prüfmittel und Vorgaben zur Aufzeichnung beinhaltet
• Kritische- bzw. Schlüssel- oder besondere Merkmale, die einer speziellen Prozesskontrolle oder Merkmalsüberwachung unterliegen, abgeleitet aus den Kundenvorgaben bzw. intern aus einer Risikoanalyse ermittelt
• Planung der Verpackung unter Berücksichtigung von Transportart und -weg, wenn nicht bereits vom Auftraggeber festgelegt
• Überwachung der anzuwendenden Normen und Richtlinien und Anwendung der gültigen Ausgabenstände

Der Lieferant zeigt die, aus der Qualitätsvorausplanung erkannten Risiken auf und stimmt mit dem Auftraggeber Lösungsmöglichkeiten ab.

3.2 Prozessplanung

Der Lieferant verpflichtet sich zu einer vollständig nachvollziehbaren Prozessplanung gemäß den Vorgaben der gültigen DIN EN ISO 9001 bzw. bei Luftfahrtartikeln und damit verbundenen Dienstleistungen an Luftfahrtartikeln DIN EN 9100 (Kapitel 8.5). Sollte aus terminlichen Gründen vor Abschluss der Prozessplanung die Bestellung erteilt worden sein, dann sind die oben genannten Unterlagen gemäß „Lenkung der Produktion und Dienstleistungserbringung“ spätestens mit dem Erstmusterbericht, gemäß DIN EN 9102 FAI oder der Übermittlung eines CoC, vorzuhalten und auf Verlangen vorzulegen. Der Lieferant setzt im Rahmen des Produktentstehungsprozesses nur ausreichend fachlich geschultes und qualifiziertes Personal ein, dass zusätzlich zu den Themen Qualität, Umweltschutz und Arbeitssicherheit geschult wurde und sich ihrer Tätigkeiten und Bedeutungen ihres Handelns bewusst sind. Der Lieferant verpflichtet sich zur Aufrechterhaltung dieser Qualifikationen und zur Sicherstellung des Qualitäts- und Verantwortungsbewusstseins seiner Mitarbeiter auch hinsichtlich ethischen Verhaltens.

Der Lieferant verpflichtet sich, den Herstellprozess durch den Einsatz geeigneter statistischer Methoden so zu Überwachen und zu dokumentieren, dass die Maschinenfähigkeit von kritischen Merkmalen und Hauptmerkmalen (Cmk >1.33) über die gesamte Produktionszeit jederzeit nachgewiesen werden kann. Hauptmerkmale, deren Prozessfähigkeit nicht gegeben ist, sind 100 %ig zu überwachen. Kritische Merkmale sind generell 100 %ig zu überwachen. Sollte dies nicht möglich sein (z.B. weil nur eine zerstörende Prüfung möglich ist), ist statistisch nachzuweisen, dass der Abstand des Mittelwertes von den Grenzwerten mehr als das 5-fache der Standardabweichung beträgt.

Nach technischer Möglichkeit sind Überwachungsmethoden einzusetzen, die zwangsläufig die Lieferung von fehlerhaften Teilen verhindern (Poka Yoke).

3.3 spezielle Prozesse

Der Lieferant verpflichtet sich die Produktion und die Dienstleistungserbringung unter beherrschten Bedingungen (Prozessmerkmale und deren Eignung) durchzuführen. Dazu gehört die Validierung und regelmäßig wiederholte Validierung der Fähigkeit, geplante Ergebnisse der Prozesse der Produktion oder Dienstleistungserbringung zu erreichen, wenn das resultierende Ergebnis (Merkmal, Eigenschaft) nicht durch anschließende Überwachung oder Messung verifiziert werden kann. Für spezielle Prozesse müssen nachvollziehbare Regelungen eingeführt werden.

Der Lieferant verpflichtet sich und seine Unterlieferanten, in Bezug auf identifizierte Luftfahrtteile, zur Umsetzung spezieller Prozesse (Prozesse, deren Merkmale nicht zu 100% verifiziert werden können, ohne dabei das Produkt zu zerstören) nur vom Kunden genehmigte Bezugsquellen einzusetzen und Aufzeichnungen zum Nachweis der Konformität entsprechend den Vereinbarungen zu archivieren.

3.4 Erstbemusterung

Vor Aufnahme von Serienlieferungen muss der Lieferant Musterteile mit Prüfbericht zur Verfügung stellen, wenn mit dem Auftraggeber vereinbart. Im Falle zu erbringender Dienstleistung muss der Umfang und Notwendigkeit einer Musterlieferung bzw. Probebearbeitung mit dem Auftraggeber vereinbart werden. Soweit keine teilespezifischen Vereinbarungen gelten, sind dem Bericht 25 Muster beizulegen. Jede Mustersendung ist deutlich mit dem Vermerk „Muster“ zu kennzeichnen.

Ist auf besondere Anforderung von Hofmann eine spezielle Methode der Erstmusterprüfung notwendig so wird in der Bestellung auf die jeweils aktuelle Bezugsnorm zur Erstbemusterung, wie z.B. DIN EN 9102 (FAI) oder VDA-Band 2 (PPF) oder AIAG – PPAP, hingewiesen.

Die Erstbemusterung (Art) wird als Bestandteil der Bestellung gesondert beauftragt. Bemustert werden die zugesagten Merkmale, Eigenschaften und Funktionen (Funktionen soweit vereinbart) die im Rahmen der Produktion bzw. Dienstleistungserbringung erzeugt und beeinflusst werden.

Es dürfen erst dann Serienteile geliefert werden, wenn eine ausdrückliche schriftliche Freigabe durch Hofmann vorliegt.

Ist eine FAI Bestandteil der Bestellung muss diese vollumfänglich nach Vorgabe der DIN EN 9102, aktuellste Ausgabe, durchgeführt werden bzw. sind dem Auftraggeber die zur nachvollziehbaren Freigabe (Durchführung einer FAI) notwendigen und eindeutig zuordenbaren Unterlagen zur Verfügung zu stellen.

Hofmann behält sich vor, eine FAI beim Lieferanten durch autorisierte Vertreter zu begleiten.

Die Erstmusterprüfung bzw. die FAI ist in Abstimmung mit Hofmann in folgenden Fällen vollständig oder teilweise zu wiederholen:

a) Fertigungsunterbrechung von mehr als 1 Jahr
b) Änderung von Einrichtungen und Prüfmitteln im Herstellungsprozess
c) Konstruktionsänderung (Fit/ Form/ Funktion)
d) Prozessänderung (jeglicher Art)
e) Materialänderung
f) Verlagerung des Produktionsstandortes
g) Wechsel eines Unterauftragnehmers in der freigegebenen Kette
h) Verfahrensänderungen
i) Requalifizierung
j) bei Nichtkonformitäten in einer FAI (bzw. PPF oder PPAP) und der Umsetzung von Korrekturmaßnahmen, die zum Abschließen einer vorangegangenen Erstmusterprüfung erforderlich sind
k) natürliche oder durch Menschen bewirkte Vorkommnisse, die sich nachteilig auf den Fertigungs-prozess auswirken können
l) eine Programmänderung der numerischen Steuerung oder Übergang auf ein anderes Medium

3.5 Prüfmittel

Der Lieferant hat sicherzustellen, dass die von ihm eingesetzten Mess- und Prüfmittel geeignet sind, gemäß allgemein anerkannten Nachweisverfahren statistischer Methoden, die in den Vorgabedokumenten definierten Merkmale, in einer der Forderung entsprechenden Genauigkeit, zu prüfen. Ein schriftlicher Nachweis der Prüf-System-Fähigkeit muss Hofmann auf Anfrage jederzeit zur Verfügung gestellt werden können.

3.6 Stoffverbotsrichtlinien – Inhaltsstoffe in Zukaufteilen und Oberflächen, eingesetzte Stoffe

Der Lieferant ist dafür verantwortlich, dass die gelieferten Teile bzw. Oberflächenbeschichtungen die gültigen gesetzlichen, behördlichen und anderen Anforderungen aus der jeweils gültigen ROHS II (2011/65/EU), REACH EG/1907/2006, u.a. geltende Vorgaben erfüllen.

Bei Oberflächenbeschichtungen ist es erforderlich Angaben zum genauen Schichtaufbau, der jeweiligen Schichtstärke (µm) und dem Schichtgewicht (µg/cm²) dem CoC bzw. im Anwendungsfall EMPB / FAI beizufügen.

Hofmann hat zum Ziel, negative Auswirkungen seiner und der zugekauften Produkte und Dienstleistungen auf unsere gemeinsame Umwelt auszuschließen. Der Lieferant verpflichtet sich zur Einhaltung der einschlägigen gültigen Gesetze und Verordnungen und zur Verpflichtung aller seiner Unterlieferanten innerhalb der Lieferkette ihm dies gleich zu tun.

Die vom Lieferanten verwendeten Materialien und Betriebsstoffe sowie deren Inhaltsstoffe müssen den gesetzlichen Bestimmungen hinsichtlich Umwelt, Sicherheit und Recycling, über den gesamten Lebensweg, entsprechen, gegebenenfalls den gesondert schriftlich vereinbarten Kundennormen oder Zeichnungsangaben.

 

4. Qualitätssicherung

Die Einführung und Aufrechterhaltung der notwendigen Qualitätssicherungsmaßnahmen zur Herstellung von Produkten und Dienstleistungen liegt in der alleinigen Verantwortung des Lieferanten.
Anforderungen für Entwicklung, Test, Prüfung, Verifizierung, Anwendung statistischer Verfahren sowie zugehörige Anweisungen für die Annahme kritischer Einheiten einschließlich Schlüsselmerkmalen sind schriftlich fixiert und Aufzeichnungen werden geführt.
Verifizierungsmaßnahmen hinsichtlich der Ergebnisse eigener sowie extern bereitgestellter Prozesse, Produkte und Dienstleistungen müssen in Übereinstimmung mit den ermittelten Risiken erfolgen. Dies muss eine Inspektion oder periodische Prüfung (Requalifizierung), soweit anwendbar, berücksichtigen, wenn ein hohes Risiko von Nichtkonformitäten besteht, einschließlich des Vorhandenseins von gefälschten Teilen oder aber Teile unbekannter Herkunft.

Die Verifizierungstätigkeiten können umfassen:

• Überprüfung von objektiven Nachweisen der Konformität von Prozessen, Produkten und Dienstleistungen von externen Anbietern (z. B. Begleitdokumentation (geforderte Dokumentation), Konformitätsbescheinigung, Prüfdokumentation, statistische Aufzeichnungen und der Begutachtung von nachfolgenden Änderungen des Produktionsprozesses);
• Prüfung der Daten zur Genehmigung des Produktherstellungsprozesses;
• Prüfung von Produkten oder Verifizierung von Dienstleistungen bei Erhalt;

Produkte, Prozesse und Dienstleistungen dürfen vor dem Abschluss aller geforderten Verifizierungstätigkeiten nicht freigegeben und geliefert werden. Im speziellen Fall muss ein abweichendes Vorgehen mit Hofmann schriftlich abgestimmt werden.

4.1 Lieferzertifikate

Hofmann kann den Lieferanten verpflichten, Prüf- und Materialzertifikate zu erstellen. Form, Inhalt und Häufigkeit der Lieferzertifikate (z.B. CoC, Konformitätszertifikat, Prüfberichte und /oder die Lufttüchtigkeitsbescheinigung) werden in jedem einzelnen Fall mit dem Lieferanten vereinbart bzw. in der jeweiligen Bestellung angegeben.

4.2 Nacharbeiten

Grundsätzlich darf die Bearbeitung von Teilen nur nach dem geplanten und freigegebenen Prozessablauf erfolgen. Alle zusätzlichen Nacharbeiten oder Korrekturmaßnahmen müssen an Hofmann gemeldet und durch Hofmann freigegeben werden.

Die vollständige Übereinstimmung des Produktes mit den Vorgaben wird nach einer Nacharbeit erreicht. Nacharbeiten müssen von entsprechend geschultem Personal durchgeführt werden und nachvollziehbar gekennzeichnet sein.

Geplante Nacharbeitsprozesse während der Produktfertigung sind im Prozessflussdiagramm darzustellen und in die Prozessfreigabe einzubeziehen. Nacharbeitsprozesse müssen rückverfolgbar sein.

Nacharbeitsprozesse aufgrund einer nachträglich festgestellten Nichtkonformität müssen geplant, geregelt, dokumentiert, rückverfolgbar gekennzeichnet und durch autorisiertes Personal nachvollziehbar freigegeben werden.

4.3 Teilekennzeichnung / Rückverfolgbarkeit

Während des gesamten Fertigungsablaufes vom Wareneingang bis zum Versand sind die Teile bzw. Materialien so zu handhaben und zu kennzeichnen, dass Verwechslungen und Vermischungen vermieden werden und der Bearbeitungsstatus immer erkennbar ist. Um bei eventuellen Gewährleistungsfällen die betroffene Liefermenge möglichst genau eingrenzen zu können, ist ein entsprechendes Rückverfolgungssystem zu installieren. Dieses muss die Rückverfolgung auf eine Charge oder ein Lieferlos gestatten. Dabei ist die von Hofmann vorgegebene Zuordnung der Teile zu Fertigungslosen und Auftragsnummern strikt einzuhalten.

Der Lieferant verpflichtet sich, Lieferdokumente, Qualitätsaufzeichnungen und Produktproben zur Rückverfolgbarkeit der Produktion und Freigabe für mind. 15 Jahre aufzubewahren und sie dem Auftraggeber auf Anforderung zur Verfügung zu stellen.

Sonderfreigaben müssen von Hofmann ggf. durch deren Kunden genehmigt werden. Sonderfreigaben sind grundsätzlich anzuzeigen und müssen eindeutig nachvollziehbar als Sonderfreigabe gekennzeichnet werden. Sonderfreigaben müssen über die gesamte Lieferkette rückverfolgbar sein.

Der Lieferant hat einen Prozess für den Rückruf eines Produktes umgesetzt, wenn das Produkt zur Verwendung freigegeben wird, bevor die erforderlichen Verifizierungstätigkeiten abgeschlossen wurden.

Bei Anlieferung von Material mit begrenzter Verwendungsdauer muss die Restverwendungsdauer noch mindestens 80% der Gesamtverwendungsdauer betragen, sofern materialspezifisch keine andere Forderung definiert ist.

Musterteile müssen eindeutig und nachvollziehbar als „Muster“ gekennzeichnet werden. Muster müssen getrennt von Serienteilen verpackt werden um eine Vermischung und Verwechslung ausschließen zu können. Muster müssen dem jeweils zugrundeliegenden Herstellungsprozess und -stand nachvollziehbar zugeordnet werden können.

4.4 Dokumente mit besonderer Archivierung

Die Fertigungs- und Prüfunterlagen von Teilen mit „kritischen Merkmalen“ und/oder „Schlüsselmerkmalen“ sind, nach Produktauslauf, mind. 15 Jahre lang aufzubewahren. Davon betroffene Dokumente und Merkmale sind in den Hofmann-Unterlagen gesondert gekennzeichnet. Dokumentationspflichtige Merkmale (A bzw. D-Teile) sind für 30 Jahre zu archivieren.

4.5.Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Der Lieferant verpflichtet sich, einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu unterhalten.

 

5. Versand

5.1 Verpackung und Transport

Der Lieferant wählt die Verpackung der Produkte so, dass Transport- und Korrosionsschäden mit höchster Wahrscheinlichkeit vermieden werden – auch unter Berücksichtigung der Entsorgung. Gegebenenfalls sind spezielle Hofmann-Verpackungsanweisungen zu beachten. Jede Packeinheit muss von außen sichtbar mit

• Hofmann-Material- und Bestellnummer,
• Index, Änderungsstand,
• Menge,

gekennzeichnet sein. Soweit möglich oder gefordert, auch mit Chargennummer, Fertigungsdatum und Prüfvermerk. Jede Lieferposition soll aus einem Fertigungslos (Fertigungsdatum/ Chargen Nr./ …) bestehen. Werden mehrere Fertigungslose geliefert, so sind diese getrennt verpackt und eindeutig gekennzeichnet anzuliefern.

5.2 Sonderfrachtkosten

Erhöhte Frachtkosten, die der Lieferant aufgrund von Termin- und Qualitätsproblemen zu vertreten hat, sind zu verfolgen und zu analysieren. Sollten diese beim Lieferanten in erhöhtem Maße auftreten, ist unverzüglich eine schriftliche Mitteilung an Hofmann zu geben.

Soweit aus verspäteten Anlieferungen Sonderfrachtkosten für Auslieferungen von Hofmann Produkten an Hofmann Kunden entstehen, behält Hofmann sich eine Belastung dieser Mehrkosten an den Lieferanten vor.

6. Wareneingang bei Hofmann

6.1 Wareneingangsprüfungen

Hofmann wird unverzüglich bei Eingang von Produkten prüfen, ob diese der bestellten Menge und dem bestellten Typ entsprechen und ob äußerlich erkennbare Transportschäden oder äußerlich erkennbare Fehler vorliegen. Entdeckt Hofmann bei den vorgenannten Prüfungen, oder später, einen Schaden oder einen Fehler, wird er den Lieferanten unverzüglich benachrichtigen. Hofmann obliegen gegenüber dem Lieferanten keine weitergehenden Verpflichtungen als die vorstehend genannten Prüfungen und Benachrichtigungen. Insoweit verzichtet der Lieferant auf den Einwand der verspäteten Mängelrüge nach § 377 HGB.

Der Lieferant muss seine Qualitätssicherungsmaßnahmen auf die bei Hofmann reduzierte Waren-eingangsprüfung ausrichten und eine eigene dokumentierte Warenausgangsprüfung durchführen. Prüfergebnisse der Warenausgangsprüfung sind zu archivieren und auf Verlangen nachzuweisen.

6.2 Beanstandungen

Werden Fehler erkannt, erhält der Lieferant einen Prüfbericht und gegebenenfalls Muster. Wird eine Lieferung gesperrt, hat der Lieferant rechtzeitig für Ersatz oder Nachbesserung zu sorgen. Ist dies aus terminlichen Gründen nicht möglich, erfolgt zwischen dem Hofmann-Einkauf und dem Lieferanten eine Abstimmung über kurzfristige Maßnahmen und deren Mehrkostenaufwand, wie z.B. Aussortierung, Nacharbeit, Ersatzbeschaffung, Sonder- oder Expresstransporte. Jede Beanstandung durch Hofmann muss mit einem 8D-Reklamationsbericht beantwortet werden:

• Innerhalb 24 Stunden nach Erhalt der Beanstandung müssen Ansprechpartner und Sofortmaß-nahmen an Hofmann zurückgemeldet werden
• Innerhalb von 6 Arbeitstagen müssen langfristige Korrekturmaßnahmen an Hofmann zurückgemeldet werden
• Innerhalb von 21 Arbeitstagen muss die Umsetzung der Korrekturmaßnahmen und der Wirksamkeitsnachweis an Hofmann zurückgemeldet werden, sollte die Frist nicht eingehalten werden können muss innerhalb der angegebenen Zeitspanne mit der reklamierenden Stelle ein spezifisches Datum vereinbart werden.

6.3 Gewährleistungsfrist

Die Freigabe von Lieferungen durch die Wareneingangsprüfung von Hofmann entbindet den Lieferanten nicht von der Verantwortung für Funktion und Zuverlässigkeit seiner Produkte gemäß den technischen Unterlagen und den anerkannten Regeln der Technik und BVT oder regelsetzender Dienststellen. Die Gewährleistungspflicht des Lieferanten wird auf 36 Monate festgelegt sofern die Parteien nichts anderes vereinbaren.

 

7. Dokumentierte Informationen

Alle dokumentierten Informationen die im Zusammenhang mit einem Auftrag und der damit verbundenen Nachweisführung zur Einhaltung spezifizierter Anforderungen stehen müssen gelenkt und archiviert werden gemäß den Vorgaben der aktuellen DIN EN ISO 9001 Kapitel 7.5.
Darüber hinaus müssen Regelungen zur unbeabsichtigten Verwendung veralteter und zum Schutz elektronisch verarbeiteter dokumentierter Informationen getroffen werden.
Dokumentierte Informationen die vom Lieferanten zum Nachweis der Produkt-, Prozess- und/oder Dienstleistungskonformität erstellt und aufbewahrt werden, müssen mindestens alle 5 Jahre auf Lesbarkeit kontrolliert werden. Diese Kontrollen sind zu dokumentieren.
Diese Anforderung ist auf die gesamte Lieferkette anzuwenden.

 

8. Auditierung

Hofmann ist berechtigt, die Qualitätssicherungsmaßnahmen des Lieferanten und seiner Unterlieferanten und deren Unterlieferanten zu überprüfen und zu bewerten. Falls erforderlich, kann an diesem Audit auch ein Vertreter des Hofmann- Kunden sowie der regelsetzenden Dienststelle teilnehmen. Die Durchführung und Bewertung erfolgt in der Regel in Anlehnung an den VDA-Band 6.3. Der Lieferant stellt dem Hofmann-Vertreter alle notwendigen Unterlagen und Informationen zur Verfügung. Hofmann wird die Audit-Ergebnisse dem Lieferanten offenlegen. Hofmann wird darüber hinaus in regelmäßigen Abständen eine Lieferantenbewertung nach Qualitäts- und Liefertreuekriterien durchführen und den Lieferanten über das Ergebnis informieren.

 

9. Zutrittsrecht

Der Lieferant räumt Hofmann, dessen Kunden, sowie der regelsetzenden Dienststelle ein Zugangsrecht zu allen mit der Bestellung zusammenhängenden Einrichtungen und zugehörigen Aufzeichnungen ein.
Der Lieferant wird dafür Sorge tragen, dass das Zugangsrecht in gleichem Rahmen auch bei Unterlieferanten sichergestellt ist.

 

10. Geheimhaltungsverpflichtung

Der Lieferant verpflichtet sich, über diese QS-Vereinbarung selbst, deren Inhalt, sowie über alle sich aus der Zusammenarbeit mit Hofmann ergebenden Umstände, Kenntnisse, Know-how, betrieblichen Geheimnisse und Schutzrechte Stillschweigen gegenüber jedermann zu bewahren. Er wird seinen Mitarbeitern im Rahmen der arbeitsrechtlichen Möglichkeiten entsprechende Verpflichtungen auferlegen.

 

11. Qualitätsverantwortlicher des Lieferanten

Zur Durchführung, Überwachung und Weiterentwicklung der QM/UM-Systeme und der Einhaltung der voranstehenden Vertragspunkte wurde vom Lieferanten eine hierfür qualifizierte Person berufen.

Name:

Funktion:

Telefon:

E-Mail-Adresse:

 

12. Schlussbestimmung

Die in dieser Vorschrift geregelten Bedingungen gelten für Lieferungen an Hofmann. Soweit vorstehend keine abweichenden Regelungen getroffen wurden, gelten für das Vertragsverhältnis die allgemeinen Einkaufsbedingungen von Hofmann in der jeweils aktuellen Fassung.

Sollte eine Bestimmung oder Teile einer Bestimmung dieser Vereinbarung unwirksam sein, wird dadurch die Rechtswirksamkeit der übrigen Vertragsbestimmungen nicht berührt. Die Parteien verpflichten sich, anstelle der unwirksamen Bestimmung eine Regelung zu treffen, die dem beabsichtigten rechtlichen und wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt. Gleiches gilt, wenn die Vereinbarung eine Regelungslücke enthält.

Diese Vereinbarung beginnt mit dem Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung des Lieferanten. Sie hat eine Laufzeit von 1 Jahr. Sie verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, wenn sie nicht von einem der beiden Parteien 3 Monate vor Ablauf gekündigt wird.

Gräfenberg den

……………………………………..
Hofmann GmbH (Stempel & Unterschrift)

 

Ort …………………………………, den  …………  Lieferant (Stempel & Unterschrift) ………………………………………………